SalesBook 013: TRABAJA MÁS INTELIGENTE, NO MÁS DURO DE TIMO KIANDER

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Una palabra que define a los personas de hoy es “súper ocupado”. Carreras, reuniones, visitas, responder emails…etc

 

Afortunadamente en esta situación se puede ser productivo y conseguir nuestros objetivos. Para ello este libro nos da 18 estrategias o consejos que nos ayudar a mejorar nuestro rendimiento en un día de trabajo.

 

¿De qué trata el libro?

Work samarter, not harder nos da 18 estrategias para ayudarnos a ser más productivo y conseguir nuestros objetivos en un día normal de trabajo.

 

¿A quién va dirigido?

-Trabajadores de oficina (casa o cabinas)
-Trabajadores en un condiciones normales

 

¿Quién escribe el libro?

Timo Kiander es autor del blog de productividad Productive Superdad donde ayuda a trabajadores desde casa a ser más eficaces y tener un estilo de vida equilibrado entre su vida personal y sus negocios.

 

 

Para empezar debemos soportar nuestra productividad en 4 pilares básicos que son:

1.Mentalidad correcta

2.Actividad física

3.Adecuada nutrición

4.Suficiente descanso

 

1. Empieza bien el día

A menudo nos quejamos de que estamos muy ocupados y que no tenemos tiempo para nosotros. Pero existe un tiempo al día que puedes tener para ti y ese tiempo es por las mañanas.

 

Aprender a levantarse temprano le ayudará a disfrutar de un mejor empezar de su día.

 

Puedes empezar poco a poco (en intervalos de 15 minutos ) cambiado tu hábitos de levantarte y también teniendo en cuenta la hora de acostarse para dormir las suficiente horas y no parecer un zombi.

 

En estas horas puedes meditar, leer, escribir, hacer ejercicio o lograr tus metas. Saber tus metas puede ser un factor crucial para saber en qué empleas este tiempo.

 

2.Encuentra tu optimo ritmo de trabajo

Para mejorar tu enfoque y efectividad busca un ritmo de trabajo que se adapte a ti y a tu trabajo. Existen varias técnicas que puedes emplear:

Técnica Pomodoro: Realizar sesiones de 25 minutos con 5 de descanso y cada 4 pomodoros hacer un descanso largo 15 o 20 minutos.

 

Intervalos de 90 minutos: Según un estudio nuestro cuerpo trabaja en intervalos de 90 minutos tanto dormido como despierto. Para respetar este ciclo natural interno trabaja en bloques de 90 minutos y descansa 20 minutos.

 

Intervalos 57 y 17 minutos:Otro estudio descubrió que las personas trabajan 57 minutos y descansan 17  eran más productivos.

 

3.Mantén a raya las distracciones

Las distracciones esta alrededor nuestra y si no tenemos cuidado pueden arruinar nuestra productividad. En un día de trabajo puedes encontrar tres tipos de distracciones:

Las herramienta de comunicación: Establece un bloque de horario para cada una de ellas

 

Otras personas: Habla con ellas para que no te distraigan o cambia de lugar de trabajo.

 

Distracciones internas: Duerme bien para que tus pensamientos e ideas no se apoderan de ti. y apúntala en un papel para tratarlos después de tu labor.

 

4. Nunca empiece tu día sin planificar

Una de las grandes mejoras de tu productividad es tener el hábito de planificar tu día por adelantado porque de esta manera sabes exactamente lo que debes hacer y no pierdes tiempo en tareas innecesarias.
Para realizar este hábito simplemente haz una lista de tareas y eliges tres tareas más importantes y priorízalas al comienzo del día, luego prepara lo necesario para realizarla para no perder tiempo en la preparación de la misma.

 

Otras estrategias que puedes realizar es hacer una lista de tareas cerradas y siendo pesimista a la hora de planificar tus tareas.

 

5.Bebe agua

Beber agua tiene muchos beneficios para la salud y también para nuestra productividad.

Según un estudio de la Universidad de Londres encontró que beber agua mejorar un 14% el funcionamiento de la mente.

 

6.Identifica tu tarea más importante y realízala la primera

Realizar la principal tarea la primera es porque así tendrás más probabilidad de hacerla y no posponerla o no disponer de tiempo para realizarla.

 

Para definir la tarea o actividad más importante debes tener en cuenta el efecto a largo o a corto plazo.

 

7.Pregunta estas cuestiones en tu próxima reunión

Desafortunadamente las reuniones nos restan productividad. Antes de aceptar una reunión contesta a estas preguntas:

¿Es necesaria que vaya a la reunión?

¿Es posible asistir virtualmente?

¿Es necesaria la reunión?

¿Hay planificado una agenda?

¿Es posible limitar el horario de la reunión?

¿Es posible utilizar la tecnología antes de reunirnos?

 

8. Realiza bloques de tareas

Cuando recibimos un email lo normal es contestar uno a uno cada vez que nos entra, perdiendo tiempo y concentración.

 

Lo que podemos hacer es establecer un tiempo definido para leer el correo para no estar constantemente atendiéndolo; puede ser 15 minutos por la mañana, tarde y noche, el horario dependerá de tu trabajo.

 

Esta misma estrategia de realizar bloques de actividad la podemos emplear con otras tareas que tengamos.

 

9.Gestiona efectivamente tu correo

Para no dispersar su jornada de trabajo y perder la concentración en las actividades más importantes no podemos chequear el correo cada vez que lo recibamos.

 

Para evitar chequear constantemente el correo podemos:

-Definir el tiempo de chequear el correo

-Abre el correo sólo cuando chequees

-Apaga las notificaciones automáticas

-Crea una rutina de chequeo de correo y hazlo saber a otras personas, por ejemplo mediante un correo automático

-Cuando abra un correo contestado inmediatamente y si cree que toma más tiempo Archivado.

-Si sospechas que el correo va a ser demasiado largo llama a la otra persona

-Si el mensaje contiene un tipo de asignación, prográmala para más tarde

 

10.Delega de forma correcta

Cuando tenemos una carga importante de trabajo nuestra calidad para realizar las tareas disminuye y no nos permite enfocarnos en las actividades importantes.

 

Para ello hay que aprender a delegar siguiendo los pasos:

-Escribe con precisión los pasos de tu actividad

-Realiza tu mismo los pasos y acompaña a la persona

-Define una fecha límite

-Pide que hagan la tarea y haz seguimientos

-Mejora la delegación continuamente

 

11.Toma un descanso

Según un estudio de la Universidad de Ilinois el rendimiento de las personas mejora cuando tomamos un descanso. Los beneficios son:

-Mejora tu productividad porque estás mas concentrado en tus tareas

-Trabaja más a gusto porque sabes que no todo el día estarás trabajando

-Te sirve para resolver problemas porque tu mente se despeja.

 

Hay muchas forma de realizar un descanso, puedes considerar estas opciones:

-Tómate un café o té

-Habla con un colega o familiar

-Medita

-Échate una siesta (si trabaja en casa )

-Haz ejercicio

-Come un snack saludable

-Sal fuera y respira aire puro.

 

12. Haz primero las tareas rana

Hay un tipo de tarea que tendemos a posponer son como dice Brain Tracy  «las tareas ranas», éstas son las tareas más difícil, complicadas o importantes que debes realizar.

 

Estas tareas las debemos realizar a primera hora o lo antes posible para liberarnos de esa presión mental que nos roba energía y nos impide enfocarnos en las tareas más importantes.

 

Puede copiar el método del autor para enfrentarse a las tareas ranas:

-Se prepara mentalmente para la tarea

-Escribre lo que llevará la tarea para tener una idea de los puntos a tratar.

-Se imagina cómo se sentiría después realizar la actividad.

 

13. Crea una lista de verificación(chesklist)

Crear una lista de verificación te sirve para recordar hacer la tarea de manera constante.

Antes de crear una lista debes elegir una de dos tipos de lista:

-Leer- hacer

-Hacer- confirmar
Una vez que  ha decidido el tipo de lista puedes empezar poniendo un título y comienza la lista. Esta lista puedes hacerla en papel o en un dispositivo electrónico como Google Drive o Evernote.

 

Recuerda que hacer tu lista no es suficiente debes mantenerla actualizada y prográmarlo en tu agenda.

 

14.Toma una instantánea antes de tus vacaciones

Cuando vuelves de vacaciones gasta mucho tiempo en adaptarse a tus tareas. Lo ideal es antes de irte de vacaciones apuntar toda la información necesaria de las tareas que estabas trabajando.

 

Ademas de esta instantánea puede hacer estos dos pasos:

Antes de las vacaciones:
-Limpia tu escritorio

-Hago saber que me voy de vacaciones

-Desvió las llamadas de mi teléfono a una centralita

-Pongo un auto responder en el móvil

 

Después de las vacaciones:

-Ajustó mi ritmo de dormir a ritmo de trabajo

-El primer día ponte al día con todo el mundo

-Empieza el primer día de trabajo que no sea Lunes

15. Céntrate en una cosa a la vez

Aunque realizar muchas tareas a la vez puede parecer una buena estrategia no lo es. Centrarse en una sola tarea a la vez te ayuda a realizarla mejor y a no cometer errores.

 

Para centrarse en una cosa a la vez haga lo siguiente:

-Divide las tareas a trozos

-Crea un plan para hacer la tarea

-Controla las distracciones

-Bloquea tu tiempo cuando tu haces la tarea

 

16. Controla la ocupación de tu trabajo

Estar ocupado en el trabajo es bueno pero todos conocemos la parte negativa de estar muy ocupado. Para controlar tu ocupación tenga en cuenta estas sugerencias:

-Aprenda a decir NO

-Prioriza las tareas

-Si te piden que te ayuden con una tarea pídele que te ayude con una tuya

-Crea checklist

-Enfócate en la tarea más importante primero

-Sé pesimista con tu tiempo

-Controla las distracciones

 

17.Conoce tus herramientas

Normalmente usamos muchas aplicaciones en nuestro trabajo pero a veces no nos ayudan a ser eficaces.

Para hacer un buen uso de las aplicaciones, sigue estos consejos:

-Aprende los atajos del teclado

-Aprende más sobre el programa que uses

-Aprende mecanografia

-Usa lanzadores de aplicaciones

-Inicia las sesiones más rápido

-Accede a las páginas web más rápido

 

18. Conoce cuanto tiempo gasta en tu pc

Es muy fácil gastar mucho tiempo en el ordenador,móvil o internet sin saber exactamente cuanto tiempo se desperdicia. Para saberlo existe una aplicación que te indica el número de horas que pasas en tu ordenador.

 

Corregir y ajustar este hábito hace que ganes una hora al día y puedas incrementar tu productividad en el trabajo.

 

 

Conclusión

Ea un libro muy práctico y corto de leer pero con información muy valiosa para aumentar nuestra productividad.

 

Esta en inglés pero merece la pena leerlo porque aunque todos los consejos no te puedan servir la gran mayoría si puede ayudarte a mejorar considerablemente tu productividad en ventas.

 

Descárgatelo gratis aquí o en su página web.

 

Lectura Recomendada

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Ricardo Ramos

Soy Vendedor de Alto Rendimiento con más de 17 años de experiencia. Escribo sobre ventas "face to face" y temas relacionados con vendedores. Estoy en un continuo aprendizaje, potenciando mis habilidades comerciales.
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